El éxito de cualquier sistema depende, en parte grande, de su utilidad. Esto es especialmente crucial en el Sistema de Comunicación Unificado, en el que mucha gente con limitados conocimientos de informática debe utilizar para enviar y recibir mensajes de varios tipos. Si tal sistema no es amistoso ni de facil uso, entonces la impaciencia y la frustración desalentarán a muchos de aprender a cómo utilizar las potencialidades que ofrece el sistema. Afortunadamente, el UCS es simplemente la convergencia de muchas aplicaciones familiares de facil uso, en donde los interfaces generales para cada dispositivo pueden ser reutilizados. Indicandonos cómo los UMS son utlizados desde los computadores, teléfonos, y de otros dispositivos. Entonces, la discusión nos llevará a la implementacion de las preferencias de configuracion para cada persona y de la redireccion de llamadas en las implementaciones del UCS más avanzadas. A través de esta sección, en la Tabla 1 se puede referir para mostrar qué tipos de datos se pueden alcanzar generalmente por los dispositivos específicos en UMS y UCS

Debido a que la mayoría de los UMS soportan protocolos estándares del Internet, un programa de aplicacion principal conocido como “ Cliente” y de hardware no es generalmente necesarios. (nota que esto no es absolutamente verdad para el Calliope del MPA.) Esto significa que Juanita no tiene que descargar, aumentar, o mantener software de aplicación especial, pero ella puede continuar usando a su Navegador de Internet favorito o su programa cliente de Correo Electronico [ 2 ] El Centro de Mensajes Unificado de Ericsson es el maximo exponente de este modelo porque los mensajes en su Casillero del correo se pueden alcanzar y manipular por medio de cualquier programa cliente de correo electronico. Otros servicios, tales como Onebox.com, se pierden levemente de este modelo y requieren el uso de un programa cliente conectado a Internet para controlar el correo, en el que puede accederse a traves cualquier Navegador conectado a la red mundial del Internet.


El Sistema de Mensajeria Unificado (UMS) desde un PC.
Para facilitar su uso, el UMS debe tener una buena interface gráfica (GUI , Graphic User Interface) como en la mayoria de los programas cliente de E-mail, donde esta interface puede ser utilizado para abrir cualquier clase de mensaje (véase Cuadro 1). En este esquema, todos los mensajes aparecen como el E-mail donde los segmentos que son distintos al text, son guardados como anexos o attachments. Por ejemplo, cuando Juanita desea escuchar su correo de voz, ella puede hacer click en el enlace del archivo adjunto, que se abre automaticamente a traves de una aplicación apropiada, por ejemplo Quicktime. Semejantemente, componer mensajes sigue siendo una tarea simple; escribir y enviar E-mail tal como se hacia antes. Dependiendo del servicio de correo que se tenga, otras opciones pueden también estar disponibles. Onebox.com, por ejemplo, permite que Juanita grabar y enviar un mensaje hablado a José a traves de un micrófono conectado con su PC. Una vez que se envíe el mensaje, José puede escuchar o leer su mensaje, dependiendo del dispositivo que él está utilizando (texto o sonido tipo MP3).